Dieser Beitrag erklärt, wie sich mit Kontera innert kürzester Zeit Kreditkarten Abrechnungen in deiner Buchhaltung buchen lassen.


Voraussetzung

Um Abrechnungen mit Kontera verbuchen zu können, gibt es eine Voraussetzung:

  • Eine Monatsabrechnung deiner Kreditkarte als PDF (Scan oder Digital)

Wenn in bexio Account bereits ein Transit-/Transferkonto als Kassenkonto konfiguriert ist, kannst du direkt zu Schritt 2 springen. Falls du nicht sicher bist, beginne mit Schritt 1 und prüfe ob dein bexio Konto entsprechend dieser Anleitung eingerichtet ist.

Schritt 1: bexio vorbereiten zur Verbuchung

Um eine Kreditkarte in der Buchhaltung korrekt abbilden zu können, wird ein sogenanntes Transit-/Transferkonto verwendet. Dies bildet den Saldo des Kreditkartenkontos ab, ganz ähnlich wie auch Konten in der Buchhaltung für die verschiedenen Bankkonten existieren.

In Bexio kann unter "Banking - Bankkonto hinzufügen" ein neues Transferkonto erstellt, oder ein bereits bestehendes als sogenanntes "Kassenkonto" hinterlegt werden

Um dieses Konto zur Verbuchung einer Kreditkarte vorzubereiten, muss dieses in bexio als sogenanntes Kassenkonto hinterlegt werden. Erst dann können Lieferantenrechnungen von Kontera mit "bezahlt via Kreditkarte" synchronisiert werden.

In bexio kann unter "Banking" - "Bankkonto hinzufügen" ein neues Kassenkonto angelegt werden.

Wichtig: "Ist ein Kassenkonto" muss aktiviert sein. Danach kann das Kassenkonto benannt werden und entweder ein bestehendes Buchhaltungskonto (z.B. 1090, falls es bereits existiert) oder ein neues Konto angehängt werden.

Anlegen eines neuen Kassenkontos in bexio in Verbindung mit einem existierenden Transferkonto in der Buchhaltung (1090)

Falls das gewünschte Konto (z.B. 2190) nicht in der Liste von "Verbundenes Konto" auftaucht: in bexio lassen sich nur Aktiv-Konten (1xxx) als Kassenkonto anlegen. Um ein 2000er Konto zu benutzen muss die Art des Kontos zuerst im Kontenplan von Passiv auf Aktiv geändert werden.

Das neu angelegt Kassenkonto taucht nun zusammen mit den Bankkonten im Bankingbereich von bexio auf.

Kassenkonto, sichtbar im "Banking" Bereich von bexio

Ist dies erledigt, ist bexio bereit um Kreditkarten verbuchen zu können.

Wurde dieser Schritt erst nach dem Verbinden von Kontera mit bexio durchgeführt, muss der Kontenplan in Kontera nochmals kurz aktualisiert werden. Dies kann unter "Einstellungen -> Konten -> Kontenplan aus bexio importieren" erledigt werden. Danach ist der Transit-/Transferkonto als "Ist Bank-/Kassenkonto" gekennzeichnet.

Schritt 2: Erste Abrechnung hochladen und Kreditkarte einrichten

Nun kann die Abrechnung im PDF Format unter "Kreditkarten Abrechnungen" in Kontera hochgeladen werden. Nach dem erfolgreichen Auslesen der Abrechnung, sollte es folgendermassen aussehen:

Die Kreditkarten Abrechnung wurde von Kontera ausgelesen

Nach einem Klick auf die Abrechnung, folgt die Aufforderung die erkannte Kreditkarte einzurichten. Beim Einrichten der Kreditkarte, ist folgendes zu beachten:

  • Das "Gebührenkonto" ist meistens 6940 oder ähnlich (Bankspesen).
  • Das "Transitkonto" muss auf das vorher eingerichtete Kassenkonto 1090 gesetzt werden
Einrichten der Kreditkarte: Kreditkartengebühren- sowie Transitkonto sind gesetzt

Wurde das Konto für die Kreditkartengebühren sowie das Transit-/Transferkonto ausgewählt, geht es mit ein Klick auf Speichern zurück in die Abrechnung.

Schritt 3: Kreditkarten Abrechnung verbuchen

Als erstes kann nun die Abrechnung selber verbucht werden.

Nach dem Hochladen einer Kreditkarten Abrechnung, generiert Kontera automatisch einen Beleg aus dieser.

Dieser kann "normal" verbucht werden inkl. Lieferant, und falls der Abrechnung ein Einzahlungsschein anhängt auch direkt aus Kontera via bexio mittels Bankauftrag bezahlt werden.

Im Beispielfall handelt sich um eine Abrechnung welche mittels Lastschriftverfahren automatisch vom Konto abgebucht wird. Daher ist kein Zahlungsauftrag nötig, und die ins bexio synchronisierte Rechnung wird danach mittels dem Bankabgleich in bexio als bezahlt markiert.

Als Aufwandskonto wählen wir das der Kreditkarte zugehörige Konto "1090 - Transferkonto".  Somit wird das Kassenkonto "aufgeladen" und erhält ein positives Saldo von dem wir in einem zweiten Schritt die einzelnen Belastungen wieder abziehen werden.

Die Kreditkartenabrechnung selber ist dabei VSF - Mehrwertssteuerfrei.

Verbuchen der Kreditkarten Abrechnung als Beleg: Mit Aufwand 1090, ohne Zahlungsauftrag

Die kontierte Abrechnung wandert nun ins Menu "Buchungen" und ist bereit um mit bexio synchronisiert zu werden.

Beleg für die Abrechnung, bereit für den Übertrag ins bexio

Nach der Synchronisation ins bexio erhält das Transferkonto 1090 korrekt den Saldo von "2097.80 CHF":

Das Transferkonto ist nun "aufgeladen"

Schritt 4: Einzelne Positionen verbuchen

Nun können die einzelnen Belege welche zu den Positionen auf der Kreditkarte passen einfach unter "Belege" hochgeladen werden. Kontera wird diese automatisch zur entsprechenden Kreditkarten Position zuordnen.

Ein Beleg für 35.78 USD - Passt zur Belastung von 34.95 CHF vom 03.07

Diese werden normal kontiert inkl. MwSt. falls vorhanden (in diesem Falle besitzt Amazon Web Services eine Schweizer Niederlassung und weist die MwSt. auch auf der ursprünglich in USD gestellten Rechnung entsprechend aus).

Wenn Kontera den Beleg selber zu einer Belastung auf der Kreditkarte zuordnen konnte, ist die Bezahlmethode sowie die Position bereits wie im Bild sichtbar korrekt gewählt ("Bezahlt per Kreditkarte"), ansonsten kann dies manuell korrigiert werden.

Wird der Beleg gespeichert, findet er sich ebenfalls unter "Buchungen" wieder und ist bereit zum Übertrag ins bexio.

Der kontierte Beleg in der Vorschau zur Synchronisation ins bexio: Kontera bucht den Aufwand aufs entsprechende Konto und separiert die bezahlten Bankspesen davon

Im Gegensatz zum Verbuchen von Hand kann Kontera einige komplexe Kniffe automatisch und ohne Hilfe umsetzen. Kontera vebucht die Kreditkartengebühren korrekt und getrennt vom effektiven Aufwand, inkl. der korrekten MwSt.

Nach der Synchronisation ins bexio sinkt der Saldo vom Transit-/Transferkonto:

Der Betrag auf dem Transferkonto sinkt mit jedem verbuchten Beleg - Bis es wieder bei 0 angelagt ist wenn alle Belege korrekt verbucht worden sind!

In der Kreditkarten-Abrechnung werden die so verbuchten Positionen entsprechend gekennzeichnet.

Dies macht es einfach, noch ausstehende Beleg zu identifizieren und in Kontera hochzuladen.


Nach einem initialen Setup sinkt die Zeit fürs korrekte Verbuchen einer Abrechnung extrem. Kontera bietet dabei:

  • Eine Übersicht über die noch offenen Positionen ohne Beleg
  • Korrekte MwSt. Abrechung von via Kreditkarte bezahlten Rechnungen
  • Ausweisen der Kreditkartengebühr in der Erfolgsrechnung
  • Automatisiertes Matching von Positionen, unabhängig von der Währung

Bei Fragen oder Unklarheiten stehen wir jederzeit via support@kontera.ch zur Verfügung.